Algemene voorwaarden E-Kompas

Versie 1.2, geldt sinds 1 november 2026.

Voor wie dit stuk bedoeld is

Dit zijn de voorwaarden waaronder wij Kompas leveren. Ze gelden voor elke klant. Wat voor één klant geldt — welk pakket hij afneemt, voor hoeveel gebruikers, tegen welke prijs en vanaf wanneer — staat in zijn opdrachtbevestiging, en daar alleen.

De verwerkersovereenkomst is bijlage 1 bij deze voorwaarden en is er deel van. Wie de opdrachtbevestiging tekent, gaat met allebei akkoord (artikel 3).

Deze versie staat met de datum op e-kompas.nl/voorwaarden. Wat erin over de werking van de applicatie staat, is nagekeken tegen de applicatie zelf.

Artikel 1 — Begrippen

• Wij: HWK-Engineering, eenmanszaak, Poolster 69, 5482 SX Schijndel, KvK 42060052.
• De klant: de onderneming die Kompas afneemt. Deze voorwaarden gelden uitsluitend tussen ondernemingen; wij leveren niet aan consumenten.
• De applicatie: Kompas, software voor het registreren van middelen, hun keuringen en certificaten.
• De omgeving: de installatie van de applicatie die wij voor de klant draaien, met een eigen database en een eigen adres.
• Gegevens van de klant: alles wat de klant en zijn gebruikers in de omgeving vastleggen, inclusief geüploade certificaten en documenten en het logboek.
• Gebruiker: een medewerker van de klant met een account in de omgeving.
• Supportaccount: het account waarmee wij in de omgeving ondersteuning en technisch beheer doen.
• Opdrachtbevestiging: het stuk waarin per klant staat welk pakket hij afneemt, voor hoeveel gebruikers, tegen welke prijs en vanaf wanneer.

Artikel 2 — Waarop deze voorwaarden van toepassing zijn

1. Deze voorwaarden gelden voor elke aanbieding, opdrachtbevestiging en overeenkomst tussen ons en de klant over Kompas.
2. Algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, ook niet als wij ze niet uitdrukkelijk van de hand wijzen.
3. Afwijken kan, maar alleen schriftelijk en per geval; e-mail telt als schriftelijk. Wat er dan is afgesproken gaat vóór op deze voorwaarden.
4. Is een bepaling nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden en vervangen wij die bepaling door een geldige die er qua strekking zo dicht mogelijk bij komt.

Artikel 3 — Hoe de overeenkomst tot stand komt

1. De overeenkomst komt alleen tot stand doordat de klant onze opdrachtbevestiging tekent en aan ons terugstuurt. Een getekende pdf of een scan per e-mail is genoeg.
2. Met die handtekening gaat de klant ook akkoord met deze voorwaarden en met de verwerkersovereenkomst in bijlage 1, in de versie die de opdrachtbevestiging noemt. Onder de verwerkersovereenkomst hoeft geen eigen handtekening; wil de klant er toch een, dan werken wij daaraan mee.
3. Wij sturen deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst mee met de opdrachtbevestiging, zodat de klant ze heeft voordat hij tekent, en houden ze beschikbaar op e-kompas.nl/voorwaarden.
4. Een gratis proefomgeving vraagt geen handtekening. Voor de proef gelden deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst zodra de klant de proefomgeving in gebruik neemt. Gaat hij daarna verder als klant, dan komt die overeenkomst tot stand zoals in lid 1.

Artikel 4 — Wat wij leveren

1. Wij stellen de applicatie aan de klant beschikbaar als dienst: wij draaien de omgeving, de klant gebruikt hem via zijn browser.
2. De klant krijgt een eigen omgeving. Een eigen installatie, een eigen database en een eigen adres. Er is geen andere klant die in dezelfde database staat.
3. De omgeving draait op een server in Nederland.
4. Welk pakket de klant afneemt staat in de opdrachtbevestiging. Een pakket uitbreiden kan op elk moment; het wordt dan in de omgeving aangezet zonder dat er iets hoeft te worden geïnstalleerd en zonder dat de omgeving eruit gaat.
5. Wij leveren geen versie die op de eigen server van de klant draait.

Artikel 5 — Accounts en toegang

1. Bij de oplevering krijgt de klant de accounts die hij vooraf heeft opgegeven, met ten minste één beheerder. De beheerder maakt daarna zelf gebruikers aan en kent rollen toe.
2. Een wachtwoord dat door iemand anders is gekozen — bij de oplevering, of door een beheerder — is tijdelijk. De gebruiker kiest bij de eerste aanmelding een eigen wachtwoord van ten minste acht tekens. Wij kennen de wachtwoorden van de gebruikers van de klant daarna niet. Elke gebruiker kan daarnaast zelf een tweede stap bij het aanmelden aanzetten: een code uit een app op zijn telefoon.
3. De klant is verantwoordelijk voor wie hij toegang geeft, en voor het uitzetten van accounts van mensen die niet meer bij hem werken.
4. Een gebruiker die iets heeft vastgelegd wordt niet verwijderd maar uitgezet. Zijn naam blijft staan bij wat hij heeft vastgelegd; dat hoort bij een herleidbare keuringsregistratie. Zijn e-mailadres wordt bij het uitzetten gewist. Een account dat nooit iets heeft vastgelegd kan de klant verwijderen; ook dan blijft de naam in het logboek staan bij de aanmeldingen van dat account.

Artikel 6 — Wat wij van de klant vragen

1. De klant levert bij de oplevering de gegevens aan die nodig zijn om zijn omgeving in te richten, en staat ervoor in dat ze juist zijn.
2. De klant houdt een contactpersoon aan en een adres waarop wij hem kunnen bereiken, en geeft een wijziging daarvan door.
3. Hebben wij informatie van de klant nodig om een storing te verhelpen of een vraag te beantwoorden, dan werkt hij daaraan mee.
4. De klant gebruikt de omgeving niet voor iets anders dan zijn eigen bedrijfsvoering, en niet in strijd met de wet.

Artikel 7 — Het supportaccount

1. In elke omgeving bestaat één supportaccount. Het staat zichtbaar in de lijst van gebruikers en heeft een eigen wachtwoord voor deze klant, dat alleen wij kennen.
2. Wij melden ons ermee aan in drie gevallen: als de klant om ondersteuning vraagt; bij de oplevering, om de werkmap in te lezen waarmee de klant overstapt (artikel 8 lid 6); en om een storing na te gaan die wij zelf zien. In dat laatste geval laten wij de klant achteraf weten dat wij er waren en waarom. Wij vragen niet per keer toestemming; dat wij er waren, is achteraf te zien in het logboek (lid 4).
3. Wat het supportaccount kan. Het kan bekijken wat er in de omgeving staat: de middelen met hun keuringen, certificaten en documenten, de planning, de lijst van gebruikers en het logboek. Het kan geen keuringen aanmaken of corrigeren, geen middelen, types of locaties wijzigen, geen onderhoud vastleggen en geen gebruikers beheren. Het enige wat het kan vastleggen is het inlezen van de werkmap bij de oplevering, en dat maakt alleen nieuwe regels aan: wat er al staat, verandert er niet door. Dat is in de applicatie zelf afgedwongen en niet alleen afgesproken.
4. Wat het logboek ervan vastlegt. Elk aanmelden van het supportaccount, elke wijziging — bij het inlezen van de werkmap elke regel die het aanmaakte — en elke export staan in het logboek van de klant, zichtbaar voor zijn beheerder. Wat wij alleen bekijken, staat er niet in: de applicatie legt het bekijken van een scherm of het openen van een certificaat van niemand vast, ook niet van ons. Er zijn twee uitzonderingen, en die gelden voor iedereen: haalt één account binnen een uur twintig certificaten of meer op, dan komt daar één regel van; en is een certificaat, document of afbeelding bij het openen niet meer wat er is ingeladen, dan wordt het niet getoond en komt dat in het logboek.
5. Het is één account voor ons tweeën, zonder tweede stap bij het aanmelden. In het logboek van de klant staat daarom het supportaccount, en niet wie van ons het was. Het wachtwoord bewaren wij versleuteld in onze eigen beheeromgeving, en die legt in haar eigen logboek vast wie van ons het wanneer heeft opgevraagd.
6. Buiten de applicatie om komen wij niet per regel of per bestand in de database of de certificaten van de klant. Wat wij daar doen, doen wij met het geheel: een back-up maken of terugzetten (artikel 10), een volledige kopie maken (artikel 14), of op verzoek van de klant de omgeving leegmaken (bijlage 1, artikel 10).

Artikel 8 — De gegevens van de klant

1. De gegevens van de klant zijn van de klant. Wij gebruiken ze alleen om de dienst te leveren, en voor niets anders.
2. Voor de persoonsgegevens daarin is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Bijlage 1 regelt dat.
3. De klant kan de lijst van zijn middelen op elk moment zelf exporteren, en zijn certificaten en documenten zelf openen en bewaren.
4. Een keuring wordt na het vastleggen nooit meer gewijzigd of verwijderd. Klopt er iets niet, dan legt de klant een correctie vast; de oorspronkelijke regel blijft staan. Dat is zo gebouwd en kan ook door ons niet anders — behalve door iemand met rechtstreekse toegang tot de database, en dat zijn alleen wij, op onze server. De enige uitzondering in de applicatie is het leegmaken van de hele omgeving op verzoek van de klant (bijlage 1, artikel 10).
5. Wij halen geen gegevens uit de omgeving van de klant om onze software te verbeteren, tenzij de klant daar vooraf schriftelijk voor tekent, per keer. Dat geldt in het bijzonder voor de tekst die uit certificaten wordt gelezen.
6. Stapt de klant over van een ander systeem, dan sturen wij hem een leeg werkblad om zijn bestaande middelen in te zetten. Komt het ingevuld terug, dan zorgen wij dat die gegevens in zijn eigen omgeving komen te staan. Wij leggen dat bestand niet vast in onze eigen systemen, en de mail waarmee hij het stuurde verwijderen wij zodra de overstap klaar is.

Artikel 9 — Versies en onderhoud

1. De omgeving staat op een vaste versie. Wij werken hem nooit bij zonder dat vooraf aan de klant te melden. Welke versie er draait, staat onder Beheer → Systeem, en is daarnaast zonder aanmelding op te vragen — zodat het antwoord op "welke versie draait daar" ook te geven is als niemand kan inloggen.
2. Voor elke bijwerking maken wij een back-up.
3. Gepland onderhoud waarbij de omgeving niet bereikbaar is, melden wij ten minste twee werkdagen van tevoren. Bij een beveiligingslek mogen wij eerder bijwerken; dan melden wij het zo snel als het kan.
4. Wij spannen ons in om de omgeving bereikbaar te houden. Een percentage beschikbaarheid beloven wij niet.
5. Een vraag van de klant beantwoorden wij op werkdagen binnen vier uur. Is de omgeving niet bereikbaar, dan kijken wij er ook 's avonds naar. Een termijn waarbinnen een storing is verholpen, beloven wij niet.

Artikel 10 — Back-ups

1. Wij maken elke nacht een back-up van de database en de bestanden samen — de certificaten en de documenten bij types en exemplaren. Wij bewaren de laatste zeven nachten, en daarnaast van elke maand één nacht, twaalf maanden lang. Een back-up is daarmee nooit ouder dan een jaar, behalve zolang de omgeving is uitgezet (artikel 12): zolang hij uit staat, komt er geen back-up bij en gaat er geen weg.
2. De back-ups staan op dezelfde server als de omgeving. Gaat die server verloren, dan zijn de back-ups dat ook.
3. Een back-up terugzetten doen wij alleen als een beheerder van de klant erom vraagt, ook na een bijwerking die is misgegaan. Alles wat na het moment van die back-up is vastgelegd, gaat daarbij verloren. Wij maken voor het terugzetten eerst een back-up van hoe het op dat moment staat.

Artikel 11 — Prijs en betaling

1. De prijs, het pakket en het aantal gebruikers staan in de opdrachtbevestiging.
2. Wij factureren per maand. Facturen worden betaald binnen 30 dagen na factuurdatum.
3. Alle bedragen zijn exclusief btw.
4. Prijzen kunnen eens per jaar worden aangepast, met een aankondiging van ten minste twee maanden. De klant mag dan opzeggen per de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.
5. Neemt de klant tussentijds een module of extra gebruikers af, dan geldt de nieuwe prijs vanaf de eerstvolgende factuurperiode.

Artikel 12 — Opschorten en uitzetten

1. Is een factuur veertien dagen na de vervaldatum niet betaald, dan krijgt de klant een schriftelijke herinnering met een nieuwe termijn van veertien dagen.
2. Is er daarna nog niet betaald, dan mogen wij de omgeving uitzetten. Wij kondigen dat schriftelijk aan.
3. Uitzetten is niet verwijderen. De database, de certificaten en de back-ups blijven staan, en na betaling zetten wij de omgeving dezelfde werkdag weer aan. Wie de omgeving dan opent, krijgt een nette pagina en geen foutmelding.
4. Uitzetten gebeurt altijd door een mens, in twee aparte stappen, en nooit automatisch door het uitblijven van een betaling.
5. Blijft de omgeving 90 dagen uitgezet, dan mogen wij de overeenkomst beëindigen. Artikel 14 geldt dan.
6. Buiten het geval van niet betalen mogen wij de omgeving alleen opschorten als het niet anders kan: bij misbruik, bij een beveiligingsprobleem dat anderen raakt, of als de wet ons daartoe verplicht. Wij melden het de klant zo snel als het kan, met de reden, en zetten de omgeving weer aan zodra de aanleiding weg is.
7. Opschorten op grond van lid 6 geeft de klant recht op teruggave van wat hij voor die periode heeft betaald, tenzij de aanleiding bij hem lag.

Artikel 13 — Looptijd en opzeggen

1. De overeenkomst gaat in op de datum in de opdrachtbevestiging en geldt voor onbepaalde tijd.
2. Beide partijen kunnen maandelijks opzeggen, tegen het einde van de kalendermaand waarin wordt opgezegd. Er is geen minimale looptijd.
3. Opzeggen gaat schriftelijk; e-mail telt als schriftelijk.
4. Het bedrag voor het opleveren wordt bij een opzegging niet terugbetaald.

Artikel 14 — Aan het einde

1. Tot dertig dagen na de dag waarop de overeenkomst eindigt, kan de klant zijn gegevens nog ophalen: de export van zijn middelen, zijn certificaten en documenten, en op verzoek een volledige kopie van zijn database. Die kopie is een PostgreSQL-dump.
2. Is de overeenkomst opgezegd, dan blijft de omgeving die dertig dagen aan.
3. Een verzoek dat binnen die dertig dagen bij ons binnenkomt, voeren wij uit, ook als het pas daarna klaar is.
4. Daarna verwijderen wij de omgeving: de applicatie, de database en de bestanden.
5. De back-ups die ervan zijn gemaakt, lopen vanzelf af: uiterlijk een jaar na het verwijderen is de laatste weg. Vraagt de klant erom, dan halen wij ze meteen weg.
6. Wij bevestigen de verwijdering schriftelijk aan de klant, met de datum waarop de laatste back-up verdwijnt.

Artikel 15 — Geheimhouding

1. Wij houden geheim wat wij over de onderneming van de klant te weten komen, en de klant houdt geheim wat hij over onze werkwijze te weten komt.
2. Deze verplichting blijft gelden na het einde van de overeenkomst.
3. Zij geldt niet voor wat al openbaar is, of wat een van beide partijen op grond van de wet moet verstrekken.

Artikel 16 — Intellectuele eigendom

1. De applicatie, de broncode en alles wat wij daarvoor maken blijven van ons. De klant krijgt het recht de applicatie te gebruiken zolang de overeenkomst loopt, voor zijn eigen onderneming.
2. De klant mag de applicatie niet doorverkopen, verhuren of aan derden ter beschikking stellen zonder dat wij daar schriftelijk mee instemmen.
3. Een account is persoonlijk. De klant laat niet meer dan één persoon van hetzelfde account gebruikmaken. Dat is geen formaliteit: het logboek zegt alleen iets als er één mens achter een naam zit. Wat de klant betaalt begrenst hoeveel gebruikers er tegelijk zijn aangemeld, niet hoeveel accounts hij aanmaakt.
4. De klant belast de omgeving niet op een manier die de dienst voor hemzelf of voor anderen verstoort, en haalt er geen gegevens uit langs een andere weg dan de applicatie zelf biedt.
5. De gegevens van de klant blijven van de klant; zie artikel 8.

Artikel 17 — Overmacht

1. Komt een van beide partijen zijn verplichtingen niet na door een oorzaak die hem niet is toe te rekenen, dan worden die verplichtingen opgeschort zolang die situatie duurt.
2. Duurt die situatie langer dan zestig dagen, dan mag elk van beide partijen de overeenkomst beëindigen zonder dat er een vergoeding verschuldigd is.
3. Onder overmacht valt in elk geval een storing bij onze hostingpartij waar wij geen invloed op hebben.

Artikel 18 — Aansprakelijkheid

1. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat wij de klant in de twaalf maanden vóór de schade hebben gefactureerd, met een minimum van €2.500.
2. Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst.
3. De beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid, en niet voor aansprakelijkheid die rechtstreeks uit de AVG volgt — die kan hiermee niet worden beperkt.
4. De applicatie ondersteunt het bewaken van keuringen, maar de klant blijft zelf verantwoordelijk voor het tijdig laten keuren van zijn middelen en voor wat hij vastlegt. Wij zijn geen keuringsinstantie en geven geen oordeel over een middel.

Artikel 19 — Wijziging van deze voorwaarden

1. Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging kondigen wij ten minste dertig dagen van tevoren schriftelijk aan.
2. Is een wijziging in het nadeel van de klant, dan mag hij de overeenkomst opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat.
3. De geldende versie staat met een datum op e-kompas.nl/voorwaarden. Wij bewaren de oudere versies, zodat terug te zien is wat er gold.

Artikel 20 — Toepasselijk recht en geschillen

1. Op deze voorwaarden en op elke overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank in onze vestigingsplaats.

Artikel 21 — Rangorde

Spreken de stukken elkaar tegen, dan geldt deze volgorde:

1. wat partijen schriftelijk en per geval zijn overeengekomen;
2. de opdrachtbevestiging;
3. deze voorwaarden;
4. de bijlagen.

Met één uitzondering: voor alles wat over de verwerking van persoonsgegevens gaat, gaat bijlage 1 vóór op deze voorwaarden. Anders zou een algemene bepaling een afspraak kunnen uithollen die er juist is om de klant en zijn medewerkers te beschermen.

Bijlagen

1. Verwerkersovereenkomst, te lezen op e-kompas.nl/verwerkersovereenkomst. Onlosmakelijk deel van deze voorwaarden; hij gaat gelden zoals artikel 3 regelt, zonder eigen handtekening.