Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 8 oktober 2026

Kort gezegd: deze website houdt geen bezoekersstatistieken bij. In Kompas bewaren we de gegevens die onze klanten invoeren, in hun opdracht en op een server in Nederland.

Hoe deze website met gegevens omgaat

• Deze website gebruikt geen cookies, bezoekersstatistieken of advertenties.
• De lettertypen, scripts en afbeeldingen komen van onze eigen server. We laden deze onderdelen niet vanaf externe websites, dus uw IP-adres gaat nergens anders heen.
• We slaan IP-adressen niet op. De server houdt wel tijdelijk een technisch logboek bij met het tijdstip, de opgevraagde pagina en het resultaat van het verzoek. Dat helpt ons storingen op te sporen, en het is niet genoeg om een bezoeker te herkennen. Het logboek wordt na enkele weken automatisch overschreven.
• Vraagt u een proefomgeving aan, dan stuurt de pagina wat u heeft ingevuld naar onze server, en die mailt het naar ons eigen postvak. Er wordt niets opgeslagen: geen rij in een database, geen bestand op schijf en geen regel in een logboek. We gebruiken de aanvraag om uw proefomgeving klaar te zetten en contact met u op te nemen. Besluit u niet verder te gaan, dan verwijderen we de aanvraag.
• Om herhaalde pogingen tegen te gaan, houdt de server tijdelijk bij hoe vaak er vanaf hetzelfde adres wordt ingelogd en hoe vaak er een proefomgeving wordt aangevraagd. Die telling staat alleen in het geheugen en wordt niet opgeslagen.

Hoe we gegevens in Kompas verwerken

De mensen die inloggen, gebruiken Kompas namens hun organisatie. Die organisatie bepaalt waarvoor de gegevens worden gebruikt; E-Kompas verwerkt en beveiligt ze in opdracht van die klant en doet er verder niets mee.

• Om u ingelogd te houden, gebruikt Kompas een noodzakelijk cookie. Dat blijft maximaal twaalf uur geldig en verdwijnt zodra u uitlogt of uw wachtwoord wijzigt. Gebruikt u tweestapsverificatie, dan staat er tussen uw wachtwoord en de code nog een tweede cookie, dat na vijf minuten verloopt.
• Iedere klant heeft een eigen database op een server in Nederland. Daarin staan de gegevens die de klant invoert, zoals namen van medewerkers, middelen, keuringen en certificaten. Ook het uitlezen van certificaten gebeurt op onze eigen server. Uit die database gaat één ding de deur uit, en dat staat hieronder: het overzicht per e-mail.
• Gebruikers voor wie het overzicht aanstaat, krijgen een e-mail met de keuringen die eraan komen; hoe vaak en op welk moment stelt de klant zelf in. Bij een nieuwe omgeving is dat de beheerder van de klant, en wie het verder krijgt zet die zelf aan. Voor het versturen gaan zijn e-mailadres, zijn naam in de aanhef en de nummers en types van dat bericht naar de mailserver van TransIP in Nederland, die het bezorgt. Meer niet: geen logregels, geen certificaten, geen namen van anderen. Staat het uit, dan verlaat zijn adres de server niet.
• Kompas legt van elke wijziging vast wie hem deed en wanneer, en ook wie er inlogde en wat er werd geëxporteerd. Dat is de kern van een keuringsregistratie; de beheerder van de klant kan het inzien. Wat iemand alleen bekijkt wordt niet vastgelegd, met één uitzondering: er komt een regel bij als iemand binnen een uur twintig certificaten of meer ophaalt. Wijzigingen blijven bewaard; aanmeldingen en exports verwijderen we na een jaar.
• Als we ondersteuning bieden, kijken we met een eigen supportaccount in de omgeving van de klant. Dat we inlogden en wat we veranderden staat ook in dat logboek; wat we alleen bekeken niet.
• Wilt u overstappen vanuit een ander systeem? Dan ontvangt u van ons een leeg Excel-bestand om uw middelen aan te leveren — daar staat nog niets van u in. Zodra u het ingevulde bestand terugstuurt, zetten we de gegevens in uw eigen omgeving. We slaan het bestand niet op in onze eigen systemen en verwijderen de e-mail zodra de overstap is afgerond. Neem geen namen of e-mailadressen van medewerkers op in het bestand; die maakt uw beheerder zelf aan. Teksten die iemand bij een opmerking of een locatie invoert, kunnen wij niet tegenhouden en staan in uw eigen omgeving zoals ze zijn ingevoerd.
• We maken iedere nacht een back-up. Die bewaren we veertien dagen.

Uw privacyrechten

Wilt u weten welke gegevens er over u in Kompas staan, of wilt u gegevens laten corrigeren? Neem dan contact op met de beheerder van uw organisatie: die kan ze bekijken en waar nodig aanpassen, direct in de applicatie. Heeft u een vraag over deze website of over deze privacyverklaring, dan kunt u bij ons terecht.

Contact

E-Kompas
info@e-kompas.nl